小口現金を廃止すべき理由とその手順

「小口現金」は、小さな出費の管理負担軽減などに役立つ制度です。しかし近年は、その運用に時間と手間がかかり、かえって業務効率化の妨げとなっているケースも見受けられます。

そこで本記事では、小口現金を廃止すべき理由と、その具体的な手順について詳しく解説します。経理業務の効率化に興味のある方は、ぜひ参考にしてみてください。

なにが問題？ 小口現金を廃止すべき理由

まず、小口現金のなにが問題なのか、廃止すべき具体的な理由から見ていきましょう。

管理・処理の業務負担

小口現金の管理や処理には、大きな業務負担が発生します。まず、小口現金を利用して経費精算した取引は、すべて小口現金出納帳に記録しなければいけません。

終業時には、現金と帳簿上の残高が一致するかを確認する必要があります。現金と帳簿上の残高が一致しない場合、不一致の原因を究明するためにさらに時間がかかります。

例えばある企業では、毎月平均で30回の小口現金を使用するとします。これを一件あたり5分で処理している場合、月に約2.5時間の業務時間が小口現金の処理に費やされます。年間に換算するとおよそ30時間です。

この計算には、領収書の保管作業や一致しない残高の修正作業などの時間が含まれていないため、実際にはこれ以上の時間が費やされていると考えられます。企業の規模が大きくなると、小口現金の管理・処理における業務負担はさらに増大する可能性があります。

横領などの不正が発生するリスク

小口現金は「現物」のお金を取り扱うため、セキュリティ対策には限界があり、盗難や横領、紛失といったリスクが付きまといます。

また小口現金はその性質上、担当者が1人で管理するケースも少なくありません。経営側は信頼して任せていても、そうした状況が「少しぐらいなら」という心理を誘発してしまうのです。

一度の横領は500円だったとしても、それが1年間にわたり毎日のように行われれば、1か月でおよそ1万円、年間では12万円もの損失が発生します。横領や盗難は、金銭的なコストになるだけでなく、管理体制の行き届いていない会社というイメージにもつながりかねません。

小口現金を廃止するメリット

ここでは、小口現金を廃止する具体的なメリットを解説します。

経理担当者の業務負担の軽減

小口現金を廃止すれば、小口現金の残高確認、取引に伴う記帳、月末の集計と修正など、小口現金の管理に伴って発生するさまざまな業務がなくなります。

小口現金の管理に費やしていた時間を、詳細な予算計画や深堀りした分析、戦略的な業務など、企業価値を高めるためのより重要な業務に割り当てることも可能です。

横領や人的ミスによる現金紛失の防止

小口現金を廃止すれば、現金を管理することにより発生するリスク自体がゼロになります。そのため、紛失や盗難といった不正から組織を守ることができます。

さらに、これは経理担当者の心理的負担の軽減にもつながります。現金の管理は、実作業に伴う手間とはまた別に、心理的なストレスが発生するものです。毎日の現金管理によるストレスがなくなれば、経理担当者も安心して業務に取り組みやすくなるでしょう。

経理担当者と申請者の負担削減

小口現金は、経理担当者だけでなく申請者にも負担をかけます。小口現金の廃止により、経費精算の申請や承認といった手続きが削減されることで、経理担当者、申請者双方の時間と労力を省くことができます。

小口現金廃止の手順

小口現金の廃止を検討する際は、いきなり廃止するのではなく、適切な代替手段の検討やルールの策定、従業員への周知徹底などが必要です。

まずは、法人カードの導入やICカードの支給といった、小口現金の代替手段を検討します。これらのカードを使用すれば、取引がデジタルで記録されるため、経理担当者の手間を軽減できます。

次に、経費精算時の送金方法を検討しましょう。方法としては、銀行の口座振り込みや電子マネー送金などが考えられます。どの方法を選ぶかは、企業の規模や業務の性質、使用頻度などにもよりますが、複数の方法に対応できると従業員満足度向上にもつながりやすいでしょう。

小口現金の代替手段を導入する際には、事前にルールを策定しておくことも必要です。どのような支出に対して使用できるのか、誰が取引を管理するのか、どのように使用を報告するのか、などが主に検討すべき内容です。

代替手段とルールが決まったら、その内容を全従業員に伝え、周知徹底します。一度の連絡で済ませず、メールや社内ミーティング、研修などを通じて情報を共有し、疑問や不明点を解消しておきましょう。

導入後も定期的にレビューを行い、新しいシステムがうまく機能しているかを確認する機会を設けることで、トラブルを未然に防ぎやすくなります。

小口現金の廃止について検討してみませんか？

小口現金の管理に伴う課題と、小口現金を廃止する際の具体的な手順を解説しました。小口現金の廃止は、経理担当者の業務負担を軽減するだけでなく、心理的なストレスの軽減にもつながります。

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