給与明細を電子化する方法とメリット・デメリット

給与明細の電子化は、コスト削減や人為的ミスの防止といったメリットをもたらします。しかし、一部デメリットや注意点も存在します。

そこでこの記事では、給与明細を電子化する方法を紹介するとともに、電子化のメリットとデメリットを詳しく解説します。業務効率化のために給与明細の電子化を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。

給与明細の電子化とは

給与明細の電子化とは、これまで紙ベースで行っていた給与明細の発行をデジタル化し、デジタルデータとして社員に配布することを指します。2006年に行われた税法改正によって、2007年1月1日以降、給与明細や源泉徴収票の電子交付が可能となりました。

具体的な方法としては、給与計算ソフトやクラウドサービス、電子メールなどを利用します。

給与明細の電子化にはコスト削減などの効果が期待できますが、メリットは経済的な面だけではありません。環境に対する配慮や働き方改革の推進にも寄与する、現代的な取り組みと言えるでしょう。

給与明細を電子化する方法

給与明細の電子化の手続きをスムーズに進めるための一般的な流れを説明します。

始めに、給与明細を電子化する計画を従業員に伝え、その理解と同意を得ることが必要です。電子化によるメリットや具体的な取り扱い方法などを、従業員に説明しましょう。

次に、給与明細を電子化するためのシステムを選定します。選定する際には、自社のニーズ、従業員数、予算、セキュリティなどを考慮する必要があります。選定が済んだら、システムの導入と設定を行い、運用を確認しておきましょう。

従業員の同意を得て、システムの導入まで完了したら、給与明細の配信を始めます。配信後には、従業員が正しく閲覧できているか確認し、問題がないかフォローアップを行うことも大切です。

給与明細の電子化による企業や担当者のメリット

給与明細を電子化することで、企業や給与計算担当者にもたらされるメリットは主に次のとおりです。

コスト削減

紙ベースの給与明細の発行・配布には、印刷費用や紙代、封筒代に送料といった各種費用が発生します。それに対し、電子化された給与明細はペーパーレスのためこれらのコストが大幅に削減できます。

また、印刷や郵送にかかっていた手間や時間が短縮されるため、人件費の節減にもつながる可能性があります。

人為的ミスの防止

勤怠管理を給与計算ソフトと連携することで、転記の際などに起こりやすい人為的ミスを防止することができます。あわせて、給与明細の自動配布が可能になるため、明細を配布する過程で起こる紛失や配布ミスといったリスクも避けられます。

業務効率化

紙の給与明細において発生していた、印刷や封入、配布といった従来の業務フローやプロセスが省略されたり短縮されたりすることで、担当者の業務効率化が期待できます。

環境配慮

紙の消費を減らすことは、企業の環境負荷を軽減するとともに、環境に配慮した企業としてのイメージ向上にも寄与します。給与明細の電子化は、現代社会における企業が社会的責任を果たす手段のひとつとも言えるでしょう。

給与明細の電子化による従業員のメリット

給与明細の電子化は、従業員にとってもメリットをもたらします。具体的な利点をいくつか挙げてみましょう。

紙ベースの給与明細は紛失のリスクがありますが、電子化された給与明細はクラウド上に保存されるため、紛失の心配がありません。

また電子化された給与明細は、インターネットに接続すれば基本的にいつでもどこでも確認できます。出張中やテレワーク中など、出社していない従業員にとって大きなメリットと言えるでしょう。

過去の給与明細も一元化され管理できるので、年収の計算や税金の申告等に必要な情報を簡単に検索可能な点もメリットと言えるでしょう。

給与明細の電子化による企業や担当者のデメリット

給与明細の電子化には多くのメリットがありますが、デメリットも存在します。

まず、給与明細を電子化するソフトの利用には費用がかかります。給与明細を発行する従業員の数に応じて課金される形態が一般的ですが、そのほかに初期費用がかかる場合もあります。

また、情報漏えいリスクにも注意が必要です。電子化されたデータは、ハッキングや不正アクセスの脅威に晒されることになるため、適切な保護管理や強固なセキュリティ対策が求められます。

従業員の同意を得る必要がある点も、企業や担当者にとってはデメリットと言えます。コスト削減のために給与明細の電子化を推進したい場合でも、導入前に十分な説明を実施し、同意を得なければいけません。

さらに、電子化することにより、システム障害の影響を受ける可能性もあります。給与明細を電子化するシステムに障害が起きたり、社内ネットワークにトラブルが発生したりした場合、一時的に給与明細が閲覧できなくなる可能性があります。

給与明細の電子化による従業員のデメリット

次に、従業員視点での主なデメリットをいくつか挙げてみましょう。

まず、紙の給与明細に比べて家族などに共有しにくくなります。 紙ならば手渡すだけで簡単に共有できますが、電子化された給与明細はパソコンやスマホを通じて確認する必要があります。また、個々のアカウントでのログインが必要な場合もあり、家族間での共有が難しくなる点はデメリットと言えます。

次に、一定期間のものしか確認できなくなる可能性がある点も、従業員にとって懸念点です。 電子化された給与明細は、システムによっては過去の明細が一定期間経過後に閲覧できなくなる可能性があります。保存期間を確認し、必要な場合には自身でバックアップを取るなどの対策が求められるでしょう。

給与明細を電子化しませんか？

給与明細の電子化は、さまざまなメリットをもたらす一方で、注意すべきデメリットも存在します。企業・従業員双方にとっての利点・欠点を把握し、バランスを考慮した上で適切な導入を進めていきましょう。

また、「Bチャージ」という電子マネー送金サービスをご存知でしょうか。Bチャージでは法人・個人間の電子マネー送金が可能で、経費精算などに利用することができます。給与明細の電子化とあわせて、経理担当者の業務効率化にお役立てください。