電子マネーの経費精算はどのように処理をすればよいのか

電子決済が一般的になった中、業務にあたって必要な支払いにも電子マネーを使用したい、使用しているといった人も多くなっています。そこでこの記事では、電子マネーの種類や経費精算のポイント、電子マネー利用時の経費精算処理の具体的な方法までを詳しく解説します。

さらに、電子マネーを利用した経費精算がもたらす可能性、たとえば企業から従業員への電子マネー送金の活用方法などもご紹介します。経費精算処理業務の効率化やコスト削減を検討している方、新たな経費精算の方法を探している方はぜひご覧ください。

電子マネーによる経費精算

電子マネーは現金と同様に、経費として扱うことができます。たとえば、出張時の交通費や飲食費、事務用品の購入費など、ビジネスに関連する費用を電子マネーで支払った場合、それらは正当な経費として会社に精算することが可能です。

また、従業員が何らかの経費を立て替えた場合も、電子マネーを使って送金し精算することができます。電子マネーを利用すれば、現金のやり取りをすることなく、簡単かつ迅速に精算を行うことが可能です。

しかも、電子マネーの取引は全て記録されるため、経費の透明性も確保されます。ただし、電子マネーによる経費精算を導入する際は、会社として適切なルールを設け、従業員にそれを十分に説明することが重要です。

電子マネーの種類

電子マネーと一言で言っても、その種類は非常に多様です。まず、決済のタイミングによってプリペイド（前払い）、ポストペイ（後払い）、デビット（即時払い）の3つに分類されます。

プリペイドは前払い型の電子マネーで、事前にチャージしてから利用するタイプです。都度チャージが必要ですが、その分予算管理がしやすい点がメリットと言えます。交通系ICカードなどがこれに該当します。

ポストペイは後払い型の電子マネーで、クレジットカードなどと紐づけて利用します。利用料金は、クレジットカードの引き落としのタイミングでまとめて支払われます。

デビットは銀行口座と紐づけて使用する電子マネーで、利用した金額がリアルタイムで口座から支払われるのが特徴です。口座に十分な残高を用意しておく必要がありますが、都度チャージする手間がかかりません。

スマホ決済アプリでよく用いられる決済方法として、二次元バーコード決済タイプの電子マネーがありますが、こちらはプリペイド型とポストペイ型、即時払い型があり、サービスによって異なります。

電子マネーの経費精算のポイント

電子マネーでの経費精算は便利ですが、適切な処理が必要です。ここでは、電子マネーの経費精算をする際の3つの大切なポイントをご紹介します。

1つ目のポイントは、都度計上かまとめて計上かを社内で統一することです。どちらの方法を採用するかは利用する電子マネーの種類や組織の方針にもよりますが、電子マネーの利用頻度が高い場合、まとめて計上する方が経費処理の負担は抑えられます。ただし、まとめて計上できるのはプリペイド型の電子マネーに限られますので注意しましょう。

2つ目のポイントは、電子マネーの利用履歴の印字（領収書発行など）を社内でルール化することです。電子マネーは後から利用履歴を確認できる点がメリットでもありますが、交通系ICカードのように印字しなければ履歴が残らないものもあります。印字のタイミングなどをルール化しておくことで、経費精算時に必要な情報（利用日、訪問先、乗車区間、運賃などの情報）の欠落を避けられます。

そして3つ目のポイントが、経費と個人利用を混同しないように注意することです。業務用の電子マネーを用意し利用履歴を経費のみにしておけば、経費処理の手間を軽減できます。業務用の電子マネーを用意できる場合は、備品購入や出張時の交通費精算のみに使用し、個人用の買い物には使わないというルールを定めましょう。
従業員個人の交通系ICカードや電子マネーのアカウントを業務でも使用する場合は、対象となる経費のみ申請するルールを作ります。経費として申請できる対象の明確化、従業員への周知、申請フローの構築などで、経費と個人利用が混同されない環境を整えましょう。

電子マネー利用時の経費精算処理の方法

電子マネー利用時の経費精算処理は、電子マネーの種類によって異なります。デビット型は即時決済なので、通常どおりの仕訳を行います。ここでは、プリペイド型電子マネーとポストペイ型電子マネーの経費精算処理方法を、それぞれ説明します。

プリペイド電子マネーの経費精算処理

プリペイド型の電子マネーは、チャージしたタイミングと、実際に決済に利用したタイミングでそれぞれ経費精算処理する必要があります。

まず、チャージした金額を「仮払金」や「預け金」など分かりやすい勘定科目を使用して処理しましょう。経費が発生した際は、チャージした残高を取り崩す処理を行います。帳簿上の残高と実際のチャージ残高に差額がある場合は、精算処理の漏れや誤りがある可能性があります。

ポストペイ電子マネーの経費精算処理

ポストペイ型の電子マネーは、決済したタイミングと、紐づけられた銀行口座から引き落とされたタイミングでそれぞれ経費精算処理する必要があります。

まず、備品などの購入に使用したタイミングでは、「未払金」などの勘定科目で処理します。その後、銀行口座から引き落としのあったタイミングで、未払金をまとめて支払処理しましょう。

企業から従業員への電子マネー送金も賢く活用！

ここまでは従業員が電子マネーで経費を立て替えることについてお話してきましたが、電子マネーは企業から従業員への送金にも活用できます。従業員が立て替えた経費の送金にも電子マネーを活用すれば、銀行振込より低コストなうえに経費精算業務の負担を軽減できる可能性があります。

企業にとっては、振込手数料の削減につながり、さらにいつでも送金可能なため、業務効率がアップします。これまで、振込手数料削減のために給与振り込み用の口座を作ってもらっていた場合は、そのフローも必要なくなります。

また電子マネー送金は、従業員にとってもメリットが大きいものです。例えば振込手数料が削減されることで、複数回にわけて精算金を振り込むといった対応も現実的になります。出張などが多く、毎月の立替金が大きい従業員は特に助かるでしょう。

このように、電子マネーの送金を活用することで、企業と従業員の双方にとっての利益を生み出すことができます。Bチャージでは、簡単に法人から個人への電子マネー送金が可能です。今後の業務効率化の一環として、ぜひ利用してみてはいかがでしょうか。

電子マネーの経費精算について確認し、賢く活用していきましょう

電子マネーの種類と、種類別の経費精算の方法やポイントについて解説しました。電子マネーを利用して経費精算処理を行えば、コスト削減や業務負担軽減に活躍します。計上方法を統一する、経費と個人利用の混同を避けるなど、ルールを徹底して活用しましょう。

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